Algemeen reglement

a. Wie lid van de vereniging wil worden deelt dat per brief, via het aanmeldingsformulier of per email mee aan het bestuur. Het bestuur beslist over de toelating van leden. Bij niet toelating tot lid door het bestuur kan de algemene ledenvergadering alsnog tot toelating besluiten.

b. Het lidmaatschap gaat pas in indien aan alle financiële verplichtingen is voldaan. Pas daarna kan het lid over een tuin en een sleutel van het gebouw en toegangspoort beschikken.

c. Bij toelating tot het lidmaatschap ontvangt men een volgnummer. Dit volgnummer bepaalt de volgorde waarop vrijgekomen of ter beschikking komende tuinen zullen worden toegewezen. Bij toewijzing zal de volgende procedure worden gevolgd:

– Op vrijgekomen tuinen kunnen leden (reeds in het bezit van een tuin) bij voorrang inschrijven. Dit kan worden aangegeven op een intekenlijst die in het Trefpunt hangt. Ook op de website van de vereniging zal deze lijst worden gepubliceerd. Genoemde leden kunnen slecht op één tuin dit voorrangsrecht doen gelden. Zij hebben hiervoor twee weken de tijd. Daarna kan de vrijgekomen tuin toegewezen worden aan een nieuw lid die op de wachtlijst staat.

– Toewijzing zal plaats vinden aan het lid met het laagste volgnummer. Toewijzing zal alleen plaatsvinden als het lid zich het afgelopen jaar heeft gehouden aan artikel 5.1 van de statuten. Na toewijzing ontvangt dit lid het hoogste volgnummer.

– De tuinen die onverdeeld blijven zullen aangeboden worden aan leden die nog niet in het bezit van een tuin zijn.

– Toewijzing vindt dan plaats in volgorde van de wachtlijst.Indien een lid van tuin wil veranderen volgens de hierboven beschreven procedure, kan deze verandering niet eerder plaats vinden dan dat de te verlaten tuin schoon is opgeleverd. Ook de wijze van tuinieren op de oude tuin wordt in overweging meegenomen bij het toekennen. Uitsluitend schriftelijke aanmeldingen voor tuinruil worden in behandeling genomen.

d. De eerste twee jaar van het lidmaatschap gelden als een proefperiode. In die periode heeft het bestuur het recht het lidmaatschap per direct te beëindigen als blijkt dat het lid zijn/haar perceel niet bewerkt of onderhoudt zoals in het tuinreglement is vastgesteld en daarop al tweemaal is aangeschreven door de tuincommissie.

e. Bij overtreding van verboden, zie tuinreglement artikel 7 verboden, zal een gele/rode kaartsysteem gehanteerd worden. Twee maal geel is rood. Bij een rode kaart zal het lidmaatschap beëindigd worden. De uitvoering van dit systeem wordt door het bestuur gedaan.

a. Indien het lidmaatschap eindigt zoals genoemd in de statuten in artikel 7 lid 1 door de dood van een lid, kan zijn familie uit de eerste lijn, ofwel vrienden, in overleg met het bestuur, schriftelijk de wens te kennen geven, dat zij of hij in het bezit van de tuin van de overledene wil blijven. Voorwaarde is, dat zij of hij zich direct als lid van de vereniging zal aanmelden.

b. Indien een lid vanwege ziekte niet meer in staat is zijn of haar tuin te onderhouden en dit door een familielid of kennis laat doen kan dit slechts voor de duur van twee tuinjaren.

c. Leden die aantoonbaar samen tuinieren op één tuin met een niet lid mogen hun lidmaatschap overzetten op die persoon.

Voor elke tuin die wordt verpacht dient door de huurder hiervan een waarborgsom te worden betaald. De hoogte hiervan wordt bepaald door de algemene ledenvergadering. Deze waarborgsom wordt bij opzegging, indien de tuin netjes wordt achtergelaten, terug betaald. Eventuele andere financiële verplichtingen die nog niet zijn voldaan worden verrekend bij terugbetaling. Bij tuinruil wordt de waarborgsom aangepast aan de huidige waarde.

a. Een lid betaald de vereniging een jaarlijkse rekening, te betalen binnen drie weken na factuurdatum. Na deze datum zal een herinnering worden gestuurd met een termijn van twee weken. Als er dan nog niet betaald is zal een aanmaning worden gestuurd waarbij het te betalen bedrag met de wettelijke rente zal worden verhoogd. Indien er dan binnen 7 dagen nog niet is betaald kan het bestuur beslissen het lid te royeren.

– Het bestuur kan de verenigingscontributie verhogen met maximaal 10% per jaar, tenzij de algemene ledenvergadering anders beslist.

– Leden:Bij toetreding als lid in het eerste half jaar is de volle contributie en pacht voor het lopende jaar verschuldigd. Wordt men tijdens het lopende jaar lid, dan is men een evenredig deel van de contributie en pacht verschuldigd.

– Kandidaat-leden betalen de helft van de verenigingscontributie.

b. De jaarlijkse rekening bestaat uit de volgende elementen.

– Verenigingscontributie. Deze wordt jaarlijks bepaald door de algemene ledenvergadering.

– Lidmaatschapscontributie van het AVVN, een organisatie die de belangen van de vereniging behartigt. In het geval dat de vereniging lid is of wordt van een dergelijke organisatie betalen alle leden tezamen het lidmaatschap hiervan. Lid worden of blijven van een dergelijke organisatie wordt besloten door de algemene ledenvergadering.

– Pacht van het gehuurde.

c. Materialen besteld via de vereniging worden uitsluitend geleverd tegen contante betaling of vooruitbetaling per bank.

Als bestuurders zijn alleen verkiesbaar leden van de vereniging die tenminste een half jaar als lid zijn ingeschreven tenzij de ledenvergadering anders beslist. Naast de voorzitter bestaat het bestuur uit: de secretaris, de penningmeester en de overige leden. De functie van secretaris en penningmeester kan in één persoon verenigd zijn.

De voorzitter:

a. orgt voor het naleven van de statuten, het algemeen- en tuinreglement en alle verdere regels en wettig genomen besluiten en bepalingen.

b. Leidt de vergaderingen.

c. Is bij elke officiële vertegenwoordiging van de vereniging de woordvoerder van het bestuur tenzij hij/zij deze taken aan een ander heeft opgedragen.

d. Kan alle stukken uitgaande van de vereniging – zo hij/zij zulks verlangt – mede ondertekenen.

e. Controleert en ondersteunt de werkzaamheden der bestuurs- en eventuele commissieleden.

f. Belegt in overleg met de secretaris en bij ontstentenis van de laatste met twee andere bestuursleden de algemene ledenvergadering zo dikwijls als nodig geacht wordt, echter met inachtneming van artikel 15 der statuten.

g. De voorzitter wordt in geval van verhindering vervangen door een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid.

De secretaris:

a. Schrijft alle vergaderingen uit en stelt samen met de voorzitter de agenda hiervoor op.

b. Houdt het ledenregister en de wachtlijst bij, voert de correspondentie, draagt zorg voor de communicatie tussen het bestuur en de leden en verzorgt tevens het archief.

c. Vervangt de penningmeester bij ontstentenis en treedt dan in zijn/haar rechten en verplichtingen.

d. Brengt schriftelijk jaarverslag uit aan de algemene ledenvergadering.

e. Geeft aan de penningmeester schriftelijk kennis van het aannemen en bedanken van leden.

f. Maakt notulen van bestuurs- en/of ledenvergaderingen.

De penningmeester:

a. Ontvangt en boekt alle gelden.

b. Houdt ten name van de vereniging een rekening bij een financiële instelling (bank).

c. Stort alle beschikbare gelden op deze rekening(en) en doet zo mogelijk alle betalingen over deze rekening(en).

d. Is verplicht te allen tijde aan het bestuur en ieder jaar aan de kascontrolecommissie, inzage in de kas en administratie te verschaffen.

e. Brengt aan de jaarvergadering een schriftelijk en goed overzichtelijk financieel verslag uit aan de leden. Genoemd verslag zal gelijktijdig met de convocatie voor de jaarvergadering aan de leden worden toegezonden.

f. Maakt in overleg met de overige bestuursleden de begroting voor het volgende jaar. Deze begroting behoeft de goedkeuring met meerderheid van stemmen van het volledige bestuur en wordt eveneens aan de algemene vergadering gelijktijdig met de convocatie daarvoor aan de leden toegezonden.

g. Vervangt de secretaris bij ontstentenis en treedt dan in zijn/haar rechten en verplichtingen.

h. Is lid van de inkoopcommissie.

a. Zullen die taken uitvoeren, welke zij door het dagelijks bestuur en/of de algemene vergadering worden opgedragen.

b. Kiezen uit hun midden een vicevoorzitter.

c. Een van de bestuursleden is tevens voorzitter van de tuincommissie.

d. De voorzitter van de tuincommissie is lid van het bestuur. Volgens de statuten zal dit bestuurslid voorgedragen worden tijdens de algemene ledenvergadering.

Besluiten van het bestuur kunnen slechts genomen worden als tenminste drie bestuursleden aanwezig zijn. Bestuursbesluiten kunnen slechts met een meerderheid van geldige stemmen, op een vergadering uitgebracht, genomen worden. Bij het staken der stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

Bestuur:

Het bestuur bestaat uit het dagelijks bestuur, te weten: voorzitter, secretaris en penningmeester, voorzitter tuincommissie en ten minste één bestuurslid.

Tuincommissie:

De operationele taken op het complex worden gepland en begeleid door de tuincommissie. Deze taken zijn:

– Toezicht houden en controleren van de tuinen, de beplanting, paden, sloten en door tuinders aangebrachte bouwwerken.

– De leden oproepen tot het doen van algemeen werk.

– Het uitgeven van tuinen aan leden overeenkomstig de regels hiervoor opgesteld in artikel 1 lid b van het algemeen reglement.

– Het verkavelen van de tuinen.

– Het organiseren van onderhoud aan gebouw, hekwerk, paden, poort en plantenbakken.

– Rapporteert aan het bestuur.

Technische commissie:

Houdt controle op de verstrekking en onderhoud van gereedschappen, machines en rijdend materieel eigendom van de vereniging.

Inkoopcommissie:

Het verzorgen van de aan- en verkoop van zaden, pootaardappelen en meststoffen. De penningmeester is vast lid.

Redactie:

Bestaat uit minimaal 2 personen en verzorgt de uitgave van het officiële orgaan van de vereniging, de Tuinkrant.

Er is een kascontrolecommissie bestaande uit drie leden die gekozen worden op de algemene ledenvergadering. De kascontrolecommissie heeft als taak de controle op de administratie en op het beheer van de penningmeester. Zij controleert de kas, de saldi op de rekeningen en eventueel geldswaardige papieren en vergelijkt die met het kasboek. Zij gaat na of de uitgaven gedekt zijn door rechtsgeldige documenten en of deze uitgaven gedaan zijn met inachtneming van de statuten, reglementen en/of wettig genomen besluiten.

Zij verricht verder elke controle die zij nuttig en nodig acht. De controle vindt één maal per jaar plaats en verder zo dikwijls als het bestuur en/of leden dit nodig achten. Van haar bevindingen brengt de commissie schriftelijk verslag uit aan het bestuur binnen acht dagen na elke controle. Van de gekozen commissieleden treedt elk jaar één af. Van de kascontrolecommissie mag geen der verenigingsbestuurders lid zijn.

Elke sleutel van de vereniging is en blijft eigendom van de vereniging. De sleutels van de toegangspoort en het gebouw zijn ter beschikking van elk lid, kandidaat-lid of donateur met dien verstande dat hiervoor een waarborgsom moet worden betaald die na inlevering van de sleutel(s) zal worden teruggegeven. De hoogte van de waarborgsom wordt bepaald door de algemene ledenvergadering.

Indien op de algemene ledenvergadering wordt besloten om in het tuinseizoen een open dag te organiseren wordt tijden de algemene ledenvergadering een besluit genomen over het bestedingsdoel van de eventuele opbrengst.

Dit algemeen reglement is gewijzigd in april 2022